Процессный подход к управлению организациями
logo_plansys.png

Внутренний портал

Все приложения ELMA базируются на одном - ELMA: Внутренний портал, входящим в поставку c любым из приложений ELMA. 

ELMA: Внутренний портал включает в себя:

  • Организационная структура компании 
  • Управление задачами
  • Календарь
  • Общение. Лента сообщений.  
  • Внутренний портал. Веб-документы. 
  • Веб-хранилище для файлов 

Управление задачами

Система ELMA позволяет легко и быстро ставить задачи подчиненным и контролировать их выполнение. Использование системы позволяет не только повысить объемы исполнительской деятельности сотрудников, но и положительно сказывается на качестве исполнения задач.

Работа с задачами в системе выполняется в четыре простых шага:

1 Шаг. Создание задачи.

Автор задачи формулирует тему задачи, выбирает исполнителя или исполнителей, определяет сроки исполнения задачи. При необходимости можно также указать дополнительные параметры: необходимость контроля исполнения, контролера и тип контроля, возможность переназначения другому сотруднику, необходимость предварительного согласования условий задачи с третьим лицом и т.д.

Соответствующие значения вносятся в форму создания задачи, а затем нужно нажать кнопку Сохранить – задача будет немедленно отправлена исполнителю. 

В системе также существуют периодические задачи – создавать каждый экземпляр такой задачи вручную не требуется. Достаточно один раз настроить параметры задачи и указать период – система ELMA будет самостоятельно ставить задачи исполнителю с указанной периодичностью. Например, данный механизм очень удобен для создания задач сбора отчетности – каждый понедельник сотрудники отдела будут получать автоматически сгенерированную задачу, требующую приложить отчет.

2 Шаг. Получение задачи исполнителем.

После того, как пользователю назначена задача, он немедленно получит уведомления от системы в веб-интерфейсе системы. Если используется ELMA Агент или система настроена на отсылку электронных писем пользователям – сообщения будут и там. 

Новую задачу пользователь может увидеть в разделе Задачи мне и на портлете Задачи, если он размещен на главной странице системы. Все невыполненные задачи пользователя отображаются в едином списке.

Здесь задача будет отображаться до тех пор, пока не будет выполнена или отменена автором. Таким образом, забыть о необходимости выполнения поручения просто невозможно.

Щелчок мышью по заголовку задачи позволяет провалиться на страницу задачи, чтобы получить все необходимые подробности и приступить к ее исполнению.

3 Шаг. Исполнение задачи.

Страница задачи содержит информацию с подробностями задания. Если для выполнения задания пользователю недостаточно приведенной на этой странице информации, он может задать автору задачи вопрос или оставить комментарий – эти сообщения будут немедленно доставлены автору. Все общение по задаче сохраняется в единой ленте сообщений.

Когда исполнитель закончит выполнение задачи, он должен будет отчитаться об этом системе. Для этого достаточно нажать кнопку Сделано – автор задачи немедленно получит сообщение, что его поручение исполнено. Подобным образом пользователь может сообщить системе, что выполнить порученное задание он по каким-то причинам не в силах (система потребует ввода этих причин и передаст их контролеру задачи).

Если автор задачи разрешил исполнителю переназначение, то исполнитель сможет выбрать другого исполнителя задачи. В таком случае задача будет снята с одного пользователя системы и передана другому. При этом задача сохранит всю историю совершенной с ней деятельности: вопросы, ответы, комментарии.

4 Шаг. Контроль исполнения задач.

После исполнения задачи требуется проконтролировать ее выполнение. По умолчанию контролером задачи является ее автор, но это может быть не так, если автор задачи на этапе ее создания указал в качестве контролера другого пользователя системы. После того, как задача выполнена исполнителем, у контролера задачи она попадает в папку Задачи мне – Контроль выполнения. Контролер задачи должен открыть ее и, если его все устраивает, нажать кнопку Сделано.

Если же качество исполнения задачи по тем или иным причинам не устраивает контролера задачи, он может сообщить об этом системе, после чего задача будет снова открыта у исполнителя. Этот процесс может повторяться многократно, пока контролера задачи не устроит результат.

Задачи на Главной странице

Важно, чтобы пользователь всегда мог видеть свои текущие задачи. Для этого удобно использовать на главной странице портлет «Мои задачи». Портлет содержит список текущих задач: их заголовки, требуемые сроки исполнения, текущий статус и некоторые другие сведения. Внешний вид портлета может быть настроен пользователем – например, можно изменить количество отображаемых задач.

Щелчок мышью по заголовку задачи позволяет быстро перейти на страницу задачи, где приведена полная информация по задаче. После выполнения задачи, запись о ней будет немедленно убрана с портлета, и больше не будет отвлекать пользователя.

Исполнительская деятельность

Руководитель может просмотреть количество задач и качество их исполнения при помощи отчетов по исполнительской деятельности. Данные отчеты наглядно демонстрируют, как сотрудники справляются с поставленными перед ними задачами.

Каждый пользователь также может отображать на главной странице портлет «Задачи от меня/ Контроль», содержащий актуальную информацию о статусе исполнения задач, автором которых является данный пользователь. Здесь же отображаются выполненные задачи, требующие контроля пользователя.

Руководитель подразделения имеет возможность просматривать задачи своих подчинённых, что позволяет видеть полную картину о выполнении задания в подразделении и заниматься планирование загрузки подчиненных.

Эта группа доступна только для пользователей, являющихся начальниками отделов согласно организационной структуре предприятия.

Планирование задач

Пользователь может распределять свое рабочее время на исполнение задач благодаря удобному инструменту планирования. Чтобы определить время на выполнение задачи в Календаре, достаточно просто перетащить мышью заголовок задачи со специальной панели на нужное время в Календаре и указать время, которое вы хотите потратить на ее выполнение. Таким образом, удается привести в порядок рабочий график и четко представить, когда и какие скопившиеся задачи будут выполняться. 

Календарь

Календарь – это аналог записной книжки, он позволяет удобно планировать рабочее время сотрудников. В Календаре фиксируются разные события, в которых участвует пользователь: простые события, взаимоотношения (напоминания о звонках, встречах, письмах), задачи. Пользователь может использовать Календарь для распределения своих задач в рабочем графике. Другими словами, Календарь заменит сотрудникам ежедневники, предоставив новые возможности по планированию коллективной работы и периодически повторяющихся событий. 

Открывая Календарь, пользователь может видеть полную картину своих дел за разное время - за день, за неделю, за месяц. В системе предусмотрены различные способы отображения Календаря, что позволяет каждому пользователю настроить его отображение таким образом, чтобы в любой ситуации это было удобно.

Просмотр Календарей других пользователей

Начальник может просматривать календари своих подчиненных, чтобы оценивать их загрузку и определять, можно ли поручить данному сотруднику очередное задание, и на какое время его лучше назначить. Кроме того, начальник может самостоятельно создавать события в Календарях своих подчиненных.

Система ELMA позволяет просматривать календари и других сотрудников, которые дали доступ на просмотр своего Календаря. Таким образом, можно согласовать свой распорядок дня с делами других сотрудников, предоставивших доступ к своему Календарю.

Работа с Календарем

В Календаре почти все действия можно выполнять при помощи механизма Drag&Drop: достаточно отметить мышью участок Календаря, не занятый другими событиями, и система сама создаст там событие. Не требуется выполнять никаких долгих действий по запутанным меню – все выполняется просто в несколько движений и щелчков мышью!

Каждое событие в Календаре имеет название, сроки, участников и описание. О выполнении событий пользователи могут сообщать системе, просто нажав соответствующую кнопку на странице события. При завершении события пользователь имеет возможность ввести определенный комментарий к событию, что в дальнейшем позволит проводить их анализ. 

Календарь на Главной странице

Ежедневное расписание встреч, звонков и иных мероприятий является очень важной информацией для сотрудника. Поэтому важно, чтобы пользователь мог всегда быстро просмотреть свой Календарь – по умолчанию при входе в систему пользователь видит свой Календарь на главной странице системы. Он выполнен в виде портлета. 

Для удобства использования имеется возможность настройки количества дней, отображаемых в календаре на главной странице. Так как портлет имеет достаточно ограниченные размеры, удобно отображать в нем события, запланированные на ближайшее время. Щелчком мышью по заголовку портлета, пользователь может провалиться на страницу Календарь, где находится полная версия Календаря.

После завершения соответствующего события, мероприятия или взаимоотношения, пользователь с главной страницы может поставить отметку о его выполнении. После этого соответствующее событие, мероприятие или взаимоотношение будет зачеркнуто в календаре, указывая пользователю, что оно завершено.

Печать Календаря

В ситуациях, когда компьютера нет под рукой и система ELMA недоступна, пользователи по-прежнему смогут просматривать свой Календарь благодаря средствам печати. Распечатанная версия Календаря выглядит подобно обычному бумажному ежедневнику.

Консультация по услугам

Мы с радостью ответим на ваши вопросы и предложим индивидуальное решение

Business Studio

Что такое Business Studio?

Система бизнес-моделирования, применяемая для описания бизнес-архитектуры организации.

Бизнес-архитектура организации включает:

  • требования к организации со стороны владельца/собственника и  формализованную стратегию их выполнения;
  • концептуальную модель работы бизнеса, используемую для выработки принципиальных решений о его устройстве и организации;
  • подробные операционные описания бизнес-процессов, дающие конкретные представления о том, что и как должно делаться в компании; организационную структуру, структуру информационных систем и других средств производства, которые описывают все ресурсы, участвующие в выполнении операций.

Разработанная модель используется как проект, на основе которого происходит изменение или строительство бизнеса в реальности: подбор и обучение персонала, закупка необходимых средств производства и внедрение информационных систем.

Дополнительным эффектом использования Business Studio является то, что разработанные модели, преобразованные в специальные регламентирующие документы, позволяют эффективно обучать новых сотрудников.

.
.
.
BSC
BP
Modeling
.
BP
Manage-
ment
BI
.
ECM
CRM
Project
Manage-
ment
.
.

Бизнес-инженер

Что такое Бизнес-инженер?

Профессиональное программное средство бизнес-моделирования, разработки регламентирующих документов и управления эффективностью организации.

Области применения Бизнес-инженер:

  • Стратегия
  • Цели и показатели
  • Процессы
  • Оргструктура
  • Персонал
  • Информационные и материальные объекты
  • Качество
  • Аудиты
  • Риски
  • Финансы
  • Бизнес-анализ

Кто работает с Business Studio?

Руководство компании

Разработка стратегической карты компании в формате Balanced ScoreCard. Разработка системы ключевых показателей эффективности компании (KPI) Определение ответственных за стратегические цели, за достижение KPI Формализация стратегических программ и стратегических инициатив для достижения целей.

Контроль реализации стратегии развития компании через управление показателями.

.
.
.
BSC
BP
Modeling
.
BP
Manage-
ment
BI
.
ECM
CRM
Project
Manage-
ment
.
.

Elma

Что такое Elma?

Elma — система управления компанией, содержащая платформу BPM (Business Process Management), для моделирования и автоматизации бизнес-процессов компании, систему электронного документооборота, систему управления показателями, CRM и управление проектами, а также другие функциональные модули, которые могут быть приобретены и функционировать как отдельные приложения, так и вместе в едином информационном пространстве.

Elma позволяет построить эффективное взаимодействие сотрудников компании по различным направлениям (задачи и поручения, документооборот, регламентированные бизнес-процессы, взаимоотношения) и осуществлять оперативный контроль исполнительской дисциплины и улучшение бизнес-процессов с целью повышения качества работы всей компании.

Кто работает с Elma?

Elma способна охватить весь персонал компании, и даже вовлечь в работу поставщиков, клиентов и иных заинтересованных лиц.

В компании с Elma работают рядовые сотрудники и линейные руководители, осуществляющие постановку, выполнение и контроль текущих задач в рамках своей деятельности и деятельности своих подчиненных; они запускают и выполняют задачи по бизнес-процессам, работают с документами, показателями и проектами.

Руководство компании осуществляет оперативный контроль за качеством выполнения бизнес-процессов, отслеживает показатели эффективности, определяет пути дальнейшего совершенствования деятельности.

Бизнес-аналитики осуществляют улучшение существующих и проектирование новых бизнес-процессов, совершенствуют документооборот, анализируют эффективность деятельности компании.

При реализации сложной логики извлечения и обработки информации из базы данных, к работе привлекаются ИТ-специалисты (языки c#, SQL-запросы).

.
.
.
BSC
BP
Modeling
.
BP
Manage-
ment
BI
.
ECM
CRM
Project
Manage-
ment
.
.

KPI Suite

Что такое KPI Suite?

Программная платформа для создания управленческих информационных систем для сбора и мониторинга данных, оценки эффективности организаций и персонала, ситуационных комнат и порталов, предоставляющих сотрудниками возможность для выполнения совместной работ.

Кто работает с KPI Suite?

Система KPI Suite предназначена для владельцев, топ-менеджмента компаний, а также для функциональных руководителей.

Где применяется KPI Suite?

KPI Suite может применяться в любых отраслях, включая государственный сектор и при этом имеет следующие отраслевые решения:

  • управление недвижимостью
  • гостиничный бизнес
  • финансовые институты
  • производство и дистрибьюция
  • нефтегазовая отрасль
  • розничная торговля
.
.
.
BSC
BP
Modeling
.
BP
Manage-
ment
BI
.
ECM
CRM
Project
Manage-
ment
.
.

BB workspace

Что такое BB workspace?

BB workspace – решение для автоматизации электронного делопроизводства, бюджетирования, архива и CRM.

Где применяется BB workspace?

Система bb workspace применима для компаний любого масштаба и отрасли, холдингов, банков, государственных структур.

Когда применяется BB workspace?

Система bb workspace предназначена для реализации внутреннего и межведомственного делопроизводства, электронного архива, системы управленческого бюджетирования, системы контроля рабочего времени, системы исполнения поручений, системы согласования по документам, с уведомлениями по e-mail и SMS.

Почему именно BB workspace?

  • Грамотная эргономика. Интерфейс bb workspace простой и понятный даже начинающим пользователям ПК, он создавался по итогам длительного исследования и сбора мнений от потенциальных пользователей.
  • Сквозная обработка информации. Система bb workspace позволяет единожды введенную информацию успешно обрабатывать другими пользователями и подразделениями. Сквозная обработка информации (Straight Through Processing) позволяет по максимуму использовать единый программный продукт и экономить финансовые средства на приобретении и сопровождение разрозненных программных продуктов.
  • Высокая функциональность по доступной цене. По функциональности система соответствует передовым мировым современным системам. По цене – лучшее соотношение в категории цена-функциональность.
.
.
.
BSC
BP
Modeling
.
BP
Manage-
ment
BI
.
ECM
CRM
Project
Manage-
ment
.
.
Business Studio

Business Studio

Что такое Business Studio?

Система бизнес-моделирования, применяемая для описания бизнес-архитектуры организации.

Бизнес-архитектура организации включает:

  • требования к организации со стороны владельца/собственника и  формализованную стратегию их выполнения;
  • концептуальную модель работы бизнеса, используемую для выработки принципиальных решений о его устройстве и организации;
  • подробные операционные описания бизнес-процессов, дающие конкретные представления о том, что и как должно делаться в компании; организационную структуру, структуру информационных систем и других средств производства, которые описывают все ресурсы, участвующие в выполнении операций.

Разработанная модель используется как проект, на основе которого происходит изменение или строительство бизнеса в реальности: подбор и обучение персонала, закупка необходимых средств производства и внедрение информационных систем.

Дополнительным эффектом использования Business Studio является то, что разработанные модели, преобразованные в специальные регламентирующие документы, позволяют эффективно обучать новых сотрудников.

.
.
.
BSC
BP
Modeling
.
BP
Manage-
ment
BI
.
ECM
CRM
Project
Manage-
ment
.
.
Бизнес-инженер
Elma
KPI Suite
BB workspace
© 2018. Все права защищены. Изготовлено: WebMarketing.su