Описание и анализ бизнес-проекта включает в себя следующие шаги [в основе подход, описанный Репиным, Елиферовым, актуализированный на сегодняшний день]:
1
Постановка целей описания бизнес-процессов
В качестве целей описания бизнес-процессов обычно выбирается одна или несколько целей из перечня наиболее часто решаемых задач.
2
Структуризация целей проекта
Структуризация проекта описания, анализа и реорганизации бизнес-процессов состоит из следующих шагов, см. рисунок.
На первом этапе руководитель формулирует в произвольной форме цели проекта, сроки выполнения проекта и возможный объем выделяемых на этот проект ресурсов. Руководитель проекта как представитель рабочей группы проводит совещание с руководителем организации для предварительного формулирования целей. Результатом первого этапа является перечень целей, определенных руководителем организации.
На втором этапе руководитель проекта ставит задачу рабочей группе детализировать перечень целей. Основная задача рабочей группы на этом этапе - добиться предельно конкретных целей, достижение которых может быть выражено количественными показателями.
На третьем этапе разработки целей проекта проводят согласование детальной структуры целей с руководителем организации. Его задача на этом этапе состоит в установлении приоритетов по достижению детализированных целей.
Разработка ТЗ существенно облегчает задачу по выполнению проекта.Она зависит от применяемой методологии и программного обеспечения.
Утвержденное ТЗ является обязательным к исполнению рабочей группой.
Структуризация целей может быть проведена в формате сбалансированной системы показателей (пример ССП).
3
Определение показателей для измерения степени достижения целей
Для каждой сформулированной цели должен быть сформулирован один или несколько ключевых показателей эффективности (KPI), позволяющих установить плановое и мониторить фактические значения. Пример KPI приведен здесь.
4
Описание бизнес-процессов организации
Основные шаги:
- Определить внешних клиентов организации и входы/выходы для организации в целом. Одним из примеров представления результатов могут служить графические схемы в нотации IDEF0, уровень А0 (пример).
- Составить перечень основных бизнес-процессов организации, формирующих внешние выходы. Перечень основных процессов, как правило, является отражением цепочки добавленной ценности.
- Параллельно с п.2, составить полный перечень бизнес-процессов верхнего уровня (включая вспомогательные процессы и процессы управления и развития. Правило для классификации процессов приведено здесь). Модель бизнес-процессов может быть разработана в различных нотациях, например, также в IDEF0, как это предполагается в системе бизнес-моделирования Business Studio (пример бизнес-процессов верхнего уровня), либо в расширенной нотации, как это рекомендуется в системе Бизнес-Инженер (пример сети бизнес-процессов верхнего уровня). На данном этапе становится доступным формирование первых внутренних нормативных документов организации. Например, из системы бизнес-моделирования возможна выгрузка автоматически формируемого регламента бизнес-процесса верхнего уровня - пример.
- Провести ранжирование бизнес-процессов с целью выбора приоритетных для улучшения бизнес-процессов.
- Описать каждый из приоритетных бизнес-процессов на нижнем уровне.
- Построить организационную структуру организации и распределить ответственных по каждому из выделенных бизнес-процессов. В результате строится матрица распределения ответственности, позволяющая определить наличие провалов и дублирования ответственности.
- В зависимости от конечной цели описания проводится детальное описание выбранных процессов в WFD. В частности, при необходимости автоматизации процесса (в состоянии "как есть") может проводиться описание процесса в нотации BPMN. Реализации такого описания можно посмотреть здесь. При необходимости формирования пакета внутренней нормативной документации и/или подготовки организации к сертификации СМК выбор нотации определяется соглашением по моделированию. Часто при описании процессов на нижнем уровне применяется нотация EPC. Примеры образцов внутренней нормативной документации, выгружаемых из систем бизнес-моделирования, приведены здесь.
5
Анализ бизнес-процессов
Виды методик анализа бизнес-процессов:
- Качественный анализ процесса
- качественный анализ процесса на основе субъективных оценок:
Наименование оценки | Содержание оценки |
SWOT-анализ процесса | выявление сильных и слабых сторон процесса, возможностей для его улучшения и угроз ухудшения |
анализ проблем процесса | выявление проблемных областей на графической схеме процесса (по протяженности процесса, ветвям процессам, переходам из одной зоны ответственности в другую и т.п.) |
ранжирование процессов | распределение процессов по уровням важности, проблемности, барьерам для изменения |
- визуальный качественный анализ графических схем процесса:
- анализ входов/выходов;
- анализ функций;
- анализ ресурсов (персонала, оборудования, программного обеспечения);
- анализ состояния процесса по отношению к требованиям:
- анализ состояния процесса по отношению к типовым требованиям (стандартам СМК ISO, а также требованиям PDCA);
- анализ состояния процесса по отношению к нормативным актам;
- Количественный анализ процесса
- измерение и анализ показателей:
- анализ показателей эффективности процесса;
- анализ показателей процесса;
- анализ удовлетворенности клиентов процесса;
- сравнительный анализ процессов;
- имитационное моделирование процесса и функционально-стоимостной анализ;
- АВС-анализ процесса.