Показаны возможные первые три шага, чтобы начать работать с системой бизнес-моделирования Бизнес-инженер или Business Studio

Цели и задачи бизнес-моделирования в среде Бизнес-инженер или Business Studio

В данном разделе представлено одно из множества решений как проводить бизнес-моделирование и какие результаты можно получить уже в течение первых дней работы.

Решение показано в основном на примере Бизнес-инженер, но данный подход полностью применим и для системы Business Studio (различия будут лишь в пользовательском интерфейсе и в составе пользовательских отчетов).

В приведенном примере мы коснемся следующих вопросов:

• самостоятельной разработки описания бизнес-процессов организации и построения модели в виде дерева бизнес-процессов с настроенными атрибутами, а также в виде набора графических схем;
• построения организационной структуры компании в системе бизнес-моделирования;
• распределения ответственных и участников по бизнес-процессам;
• формирования внутренних нормативных документов на основе введенной информации:

• положения о процессном управлении;
• регламентов бизнес-процессов;
• положения о компании;
• должностных инструкций для сотрудников.

Таким образом, при реализации первых шагов работы в  системе бизнес-моделирования, пользователь получит:

• описание бизнес-процессов организации на верхнем, и при желании, на нижних уровнях, с выделенными границами процессов, владельцами процессов и иными участниками, а также с формализованными требованиями к процессам (по результатам, по срокам и пр.);
• описание организационной структуры компании с матрицей распределения ответственности;
• набор внутренних нормативных документов (положений, регламентов и инструкций), которые можно будет использовать в дальнейшей практической работе.

Шаг 1. Разработка модели бизнес-процессов организации в среде Бизнес-инженер или Business Studio.

Существует ряд подходов к построению модели бизнес-процессов организации. Их условно можно разделить на две группы, которые одинаково могут быть применимы к построению модели бизнес-процессов в состоянии «как есть» и «как надо».

К первой группе можно отнести подходы, предполагающие индивидуальное отношение к рассматриваемой организации. В данном случае деятельность организации вначале описывается от уровня метапроцесса А0, где вся работа предприятия представляется как «черный ящик» с входами и выходами, и, далее, описание декомпозируется на подпроцессы до заданного уровня глубины. Правилом деления на подпроцессы здесь может служить, в частности, деление по объектам управления, которое можно найти на первой странице сайта. 

Данный подход позволяет учесть все специфические особенности компании, что особенно важно при формализации ее ключевых преимуществ.

Альтернативным подходом может служить обращение к референтным моделям – накопленным «лучшим практикам» в описании деятельности компаний различных отраслей.

В настоящее время разработчиками системы Бизнес-инженер готовится к выходу библиотека референтных моделей, содержащая, в том числе, 14 подборок типовых бизнес-процессов, каждая из которых представляет собой готовую модель бизнес-процессов, но без описания самих процедур/функций (об этом ниже). При этом крайняя, 14-я подборка, хотя и на английском, но включает в себя варианты по различным отраслям. Перечень моделей Вы можете увидеть на рисунке.

 

Глубину описания бизнес-процессов можно посмотреть на следующем рисунке, где показаны отдельные ветви «13-процессной модели». Сама графическая схема 13-процессной модели представлена в разделе с графическими схемами бизнес-процессов.

 

Таким образом, процедура разработки модели бизнес-процессов в случае работы в системе Бизнес-инженер может представлять собой выбор тех ветвей дерева бизнес-процессов, которые имеют место в анализируемой компании, с последующим переносом ветвей вместе со всеми подпроцессами в рабочую базу (простым копирование через буфер обмена), и редактированием названий и состава подпроцессов нижнего уровня (добавляя подпроцессы из других референтных моделей, редактируя или удаляя отдельные подпроцессы).

В результате, в течение короткого промежутка времени, можно быстро составить модель бизнес-процессов организации, которая будет отвечать критерию цельности (полноты), так как будет опираться на типовые модели, в которых учтены все или почти все виды бизнес-процессов. Также разработанная модель  будет иметь достаточную для первого приближения глубину описания подпроцессов (до 3-го уровня глубины).

При применении Business Studio пользователь может воспользоваться демо-проектом Business Studio либо воспользоваться предложениями из магазина готовых моделей Business Sudio.

В итоге, по прохождении первого шага работы в системе бизнес-моделирования пользователем самостоятельно, либо совместно с внешними консультантами, будет разработано описание деятельности организации в виде модели бизнес-процессов верхнего и частично нижнего уровней. 

Шаг 2. Описание организационной структуры компании и построение матрицы распределения ответственности

В большинстве компаний организационная структура является уже формализованной в виде графической схемы, штатной структуры или подобных документов. В этом случае достаточно только занести данную орг.структуру в систему бизнес-моделирования.

Если бизнес только проектируется, либо формализованной орг.структуры не существует по тем или иным причинам, ее вначале необходимо разработать. Ее разработка может быть проведена при реализации индивидуального подхода к построению орг.структур при соблюдении соответствующих требований, либо также используя референтные модели, в частности, Бизнес-инженера либо демо-проекта Business Studio и решений из магазина готовых моделей Business Studio.

После того как в систему введена модель бизнес-процессов и описана организационная структура, необходимо построить связи между конкретными бизнес-процессами и их владельцами, то есть, связав бизнес-процессы с должностями – элементами классификатора орг.структуры. В Бизнес-инженере и Business Studio это выполняется разными способами, но дает одинаковый результат: по каждому бизнес-процессу можно просматривать его владельца и участников и, соответственно, видеть факты провалов или дублирования ответственности, и, с другой стороны, по каждой должности можно просматривать процессы, в которых участвует данная должность и ее роль в каждом из процессов и, соответственно, определять степень загруженности сотрудников. Данные действия выполняются через формирование пользовательских отчетов.

Таким образом, по прохождении второго этапа бизнес-моделирования, пользователь уже может выгружать для дальнейшей работы основные внутренние нормативные документы: «Положение о процессном управлении», «Положение о компании» и др.

Шаг 3. Описание бизнес-процессов на нижнем уровне в среде Бизнес-инженер и Business Studio.

Если Вы воспользовались библиотекой референтных моделей Бизнес-инженер, то описание бизнес-процессов для нижних уровней уже будет достаточно детализированным. Фактически, содержание  работ следует из названия бизнес-процесса и нужно только поделить эту деятельность между несколькими участниками.

Например, если мы возьмем 13-процессную модель, далее спустимся по ветви «Выставление потребителям платежных требований и сервис», далее на «Выставление платежных требований» и, наконец, на «Выставление счетов потребителям», то данный процесс может иметь следующий вид, см. рисунок. 

 

 Чтобы разработать схему такого процесса, достаточно добавить 5 функций на уровень ниже от процесса «Выставление счетов» и оформить диаграмму в соответствии с принятым соглашением о моделировании. 

Теперь по данному процессу можно построить регламент, и далее, описав таким образом все остальные процессы, в которых участвует менеджер по продажам, можно будет выгрузить для него должностную инструкцию, куда войдут требования из формализованных процессов (то есть  в перечне выполняемых менеджером функций будет записано, что он выставляет счета в 1С, относит счета на утверждение, отправляет счета и регистрирует для них напоминания и т.д.).

 

Подведем итог. В данном разделе продемонстрировано, как и для чего можно сравнительно быстро начать работу в системе бизнес-моделирования Бизнес-инженер или Business Studio и получить практически значимые результаты.

При цене, исходя только из стоимости программного обеспечения, затраты на проект составят от 34 тыс. руб. (ПО Бизнес-инженер, базовая комплектация, включая набор референтных моделей). 

Чтобы сделать заказ на Бизнес-инженер или Business Studio, отправьте запрос на Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. или позвоните по тел. (903) 792:84:52. Дополнительно к системе бизнес-моделирования Вы получите двухчасовой вводный курс по работе в системе (на вашей территории, если офис компании расположен в Москве, либо по скайпу, если ваша компания находится в другом регионе).

Если у Вас возникнет необходимость в разработке модели бизнес-процессов или оргструктуры, наши специалисты проведут для вашей компании корпоративную сессию или выполнят полноценный проект по внедрению процессного управления в вашей компании.