Процессный подход к управлению организациями
Модули ELMA, о внедрении которых мы поговорим
Описанный ниже подход к внедрению полностью отражает работу по настройке модуля «Управление бизнес-процессами». Но, поскольку и для настройки электронного документооборота, и для CRM, и для управления показателями часто бывает необходима разработка специфических бизнес-процессов (различных маршрутов движения документов, различных вариантов взаимодействия с клиентами в различных ситуациях и т.п.), то описанные ниже задачи будут присутствовать в том или ином виде в большинстве проектов по внедрению ELMA.
Рассмотрим основные задачи, которые решаются при внедрении ELMA.
Первая задача при внедрении: Разработка Технического задания на автоматизацию
Разработке Технического задания должна предшествовать формализация процессов. То есть, чтобы понимать, что же надо автоматизировать, вначале необходимо описать деятельность организации. Распространенным приемом для этого служит разработка модели деятельности организации, которая включает в себя модель бизнес-процессов организации («что делаем?»), описание оргструктуры («кто делает?»), их связь (матрица распределения ответственности), а также описание всех необходимых атрибутов («что на входе и что на выходе?», «какие требования к результатам», «какие требования к срокам?» и др.) и описание иных объектов деятельности и связей с ними (показателей, документов, ТМЦ и пр.).
Поскольку объем информации, с которой работает разработчик ТЗ велик, и, кроме того, существует потребность неоднократно дорабатывать ТЗ, то удобно применять для разработки ТЗ специальные средства. Это системы бизнес-моделирования, такие как Business Studio и Бизнес-инженер. Они представляют собой российские разработки, в которых за небольшие деньги за приобретение системы (30-60 тыс. руб.) можно собрать всю информацию в единую базу данных, где для каждого объекта будут установлены соответствующие связи (например, связи вида: «Процесс» - «Ответственный», «Процесс» - «Показатель эффективности», «Процесс» - «Выходные документы» и т.п.). Из заполненной базы данных можно в дальнейшем автоматически формировать произвольные отчеты, в частности, само «Техническое задание на автоматизацию», а также другие отчеты, позволяющие проверить корректность проведенного описания (например, «Регламент бизнес-процесса», «Должностная инструкция», «Положение о подразделении» и т.д.). Таким образом, в работе над ТЗ можно будет последовательно добавлять и исправлять отдельные элементы, не переделывая и не контролируя необходимость исправлений во всех выводимых отчетах.
Расчет цены работ по данной задаче:
Данные работы могут проводиться как сотрудниками организации, так и привлеченными внешними консультантами. Если это будут свои сотрудники, цена работ будет включать только стоимость приобретенной системы бизнес-моделирования (которая позволит существенно снизить риски ошибок при разработке ТЗ), а также стоимость времени сотрудников, потраченного на разработку ТЗ. При привлечении внешних консультантов, стоимость работ будет определяться как произведение стоимости нормочаса внешнего консультанта на затраченное время. Как правило, размер ставки составляет от 2-4 тыс. руб. и растет еще выше для широко известных консалтинговых компаний. Время на описание одного бизнес-процесса нижнего уровня существенно зависит от качества предоставляемых исходных данных и составляет от нескольких часов до нескольких дней работы.
Дополнение к первой задаче: Оптимизация бизнес-процессов
Хотелось бы сделать одно важное предостережение. После того, как бизнес-процессы формализованы, не следует сразу же приступать к их автоматизации. Дело в том, что само внедрение может оказаться достаточно трудоемким и в дальнейшем работа с системой коснется многих сотрудников. Если потом выяснится, что что-то работает не так, как ожидали, переделывать будет уже сложнее. Поэтому вначале, чтобы не «автоматизировать хаос», предлагаем вам проанализировать полученные описания процессов. Так, для нотации BPMN или близкой к ней, вы можете легко увидеть переходы процесса из одной зоны ответственности в другую, то есть, вы можете определить наличие и оценить необходимость в тех или иных организационных разрывах. Также вы можете легко оценить число выходов процесса, наличие параллельных ветвей и другие характеристики, на основе которых можно будет улучшить процесс. Внеся необходимые изменения в Техническое задание, можно приступать к самой автоматизации.
Расчет цены работ по данной задаче:
Данные работы могут проводиться руководством организации, внедряющей у себя ELMA. Как правило, основная причина, по которой данная задача решается самостоятельно, связана со спецификой управления деятельностью организации, когда выделенные объекты управления имеют специфические ограничения и к ним нельзя применять типовые схемы оптимизации и улучшения. Во всех остальных случаях желательно передать данную работу внешним консультантам, которые смогут применить лучшие практики и усовершенствовать анализируемые процессы. В этом случае расчет цены будет аналогично описанию в задаче 1, с теми поправками, что трудоемкость здесь может быть уже меньшая, так как нет необходимость собирать первичную информацию.
Вторая задача при внедрении: Настройка системы
Под настройкой системы будем понимать:
- создание дополнительных объектов и заполнение их атрибутов (например, могут быть созданы такие объекты как «Холдинг» - для учета групп клиентов, если вы выступаете на B2B рынке; «Организация» - если вы выступаете как группа компаний и т.д.), а также перечислений, представляющих собой набор заранее введенных значений, из которых будет производится выбор (пример перечисления – «Способ передачи документа: {курьерской службой; по электронной почте; по почте; лично}»);
- создание новых атрибутов для существующих объектов системы (например, для существующего объекта «Возможность», под которым понимается потенциальный клиент, можно добавить такие атрибуты, как ориентация потенциального клиента на ту или иную группу предоставляемых продуктов или услуг; промокод - для учета источника для данной возможности и т.п.);
- создание новых типов документов. В стандартной версии ELMA присутствует достаточно малое число предустановленных типов документов, что компенсируется простотой добавления новых типов. Примерами новых типов документов могут быть: «Договор», «Коммерческое предложение», «Паспорт сделки» и др.
- создание новых атрибутов и настройка новых и существующих типов документов. Для существующих и вновь созданных типов документов как правило требуется задать большое число атрибутов (параметров), по которым в дальнейшем будет осуществляться поиск документов, построение отчетов и расчет значений показателей. Примером атрибутов могут быть, например, ссылка на контрагента или на возможность, ссылка на элемент справочника «Товары и услуги», и др. Также необходимо настроить наименования экземпляров документов, папки для их хранения, места регистрации и другие атрибуты, связанные с документооборотом.
- определившись с объектами, перечислениями и типами документов, можно перейти к следующей стадии – разработке бизнес-процессов. Данная стадия включает в себя описание бизнес-процесса в графическом виде (в нотации BPMN), введение контекстных переменных процесса, заполнение экранных форм для задач, а также написание сценариев, в тех случаях, когда это необходимо (сценарии пишутся на языке C#).
- после разработки бизнес-процессов следует стадия тестирования, когда проверяются и корректируются все добавления и введенные изменения в настройку системы.
Расчет цены работ по данной задаче:
Выполнение данных работ требует специальных знаний и опыта, поэтому рекомендуется приглашать либо дилера либо разработчика системы для настройки ELMA. Преимущества в приглашении дилера заключаются в том, что у Заказчика появляется возможность обращения по вопросам работы в системе сразу в две компании: к дилеру и разработчику, что заметно снижает риски задержек работы с системой после старта ее рабочей эксплуатации.
Расчет цены работ также как и для первой задачи представляет собой произведение стоимости нормочаса и трудоемкости работ. Нижняя граница стоимости нормочаса для программиста несколько ниже чем для бизнес-консультанта и, как правило, начинается от 1600 руб. Трудоемкость зависит от числа добавляемых объектов, перечислений и типов документов и настройки их атрибутов, сложности схемы бизнес-процесса, а также от наличия и сложности написания сценариев. Реальная трудоемкость может составлять от одного часа до одной рабочей недели.
Третья задача при внедрении: Визуализация результатов
Чтобы эффективно управлять деятельностью организации, а также, чтобы понимать, насколько эффективно работает система необходима визуализация результатов применения ELMA.
В системе есть достаточно эффективное средство под названием Мониторинг процессов. Оно позволяет вести статистику по всем запущенным, законченным и прерванным процессам, с возможностью выбора и контроля по введенным контекстным переменным.
Другим, универсальным средством представления данных служат отчеты. Разработка отчетов включает в себя, во-первых, разработку запросов к базе (SQL-запросов либо HQL-запросов, которые сами по себе еще будут отличаться для разных баз данных – SQL и FireBird), и, во-вторых, разработку макета отчета. Макет отчета может быть составлен с использованием возможностей Razor либо FastReport. По Razor можно найти его описание в Интернет, фактически он представляет собой объединение обращений к базе вместе с HTML-тэгами, то есть, для разработки отчетов на Razor вам потребуется как минимум знание HTML. FastReport представляет собой готовое решение, заимствованное разработчиками ELMA, это российская разработка и для него существует описание. Сильной стороной данного решения можно назвать построение всевозможных графиков и диаграмм. К сожалению, не все из созданного разработчиками FastReport работает в среде ELMA, по-видимому, в связи с тем, что в ELMA Fastreport открывается в отдельном окне, и нет возможности открывать еще другие дополнительные диалоговые окна для перестройки отчета с новыми исходными данными. Однако, данная возможность реализована другими средствами и возможность перестройки отчетов с другими исходными данными для FastReport все-таки есть. Также в FastReport нет возможности вызывать подотчеты из основного отчета, например, когда надо посмотреть детализацию по конкретному выводимому объекту. Данную возможность предоставляет Razor. Получается, что в целом, все потребности в визуализации данных в ELMA присутствуют, но не всегда они могут быть представлены вместе, в одном универсальном отчете. Что-то нужно будет делать на Razor, а что-то на FastReport.
Расчет цены работ по данной задаче:
Выполнение данных работ требует специальных знаний и опыта, поэтому рекомендуется приглашать соответствующих специалистов. Расчет цены будет аналогичен расчетам по второй задаче. Фактическая трудоемкость может составить от одного до 8-12 часов за отчет.
Если Вас заинтересовало приобретение и внедрение ELMA, обратитесь к нам по тел. (903) 792:84:52 или по электронной почте Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. и проведем для Вас демонстрацию работы системы и детально проконсультируем по объему и содержанию работ по внедрению.
