Перед тем, как приступить к совершенствованию процесса, важно выяснить, где потребность в улучшении наивысшая. Инструментом для проведения такого анализа служит самооценка, которая объединяет документирование с процессом измерения показателей.
Определение понятия самооценки
Самооценка — метод, предназначенный для оценивания уровня показателей организации и ее процессов. Самооценка проводится самой организацией и, в отличие от нормальной работы измерительной системы, обладает следующими отличиями [по Рольстадосу]:
- Момент проведения измерений. Если система измерений показателей процесса работает в непрерывном режиме, то самооценка проводится на фиксированный момент времени, периодичность проведения самооценки заранее планируется.
- Направленность. Если система измерения показателей дает детальные результаты измерений в отдельных процессах, то цель самооценки — предоставить целостную и связанную картину показателей организации.
- Использование результатов измерений. Информация, полученная обычной системой измерений, предназначена главным образом для решения текущих задач и мониторинга совершенствования процесса. Результаты самооценки в большей степени имеют долгосрочную направленность и используются для выработки и обоснования стратегических решений.
Разработка системы самооценки
Так как показатели самооценки охватывают все бизнес-процессы целиком, при разработке системы целесообразно две фазы:
- разработка первой версии;
- корректировка и профилактика системы самооценки при ее использовании.
К основным вопросам, возникающим на первой фазе, относятся:
- Определение узловых (ключевых) процессов организации и принятие решений о том, какие из них нужно выбрать для самооценки.
- Связывание показателей с этими узловыми процессами.
- Определение периодичности самооценки.
Интерпретация результатов измерений
В процессе проведения самооценки есть важный этап — непосредственные измерений. Однако, чтобы результаты измерений можно было бы использовать, их надо интерпретировать.
При интерпретации результатов измерений, например, для определения приоритетов для усилий по совершенствованию можно использовать различные инструменты, например:
- анализ трендов;
- диаграмма «паутина»;
- матрица показателей.