Для покупки Business Studio с бесплатным описанием бизнес-процессов верхнего уровня отправьте запрос на e-mail: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. В заголовке письма укажите слово "Яндекс-Директ". Тел. для вопросов: 8(903)792:84:52
Система бизнес-моделирования Business Studio может применяться как при реализации стратегического управления в компании, так и при решении многих задач при оперативном управлении. Таким образом, Бизнес Студио обеспечивает поддержку полного цикла создания эффективной системы управления компанией.
Система позволяет решать следующие задачи:
Система Business Studio успешно применяется в проектах:
- Проектирование и документирование системы управления
- Внедрение информационных систем
- Внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ISO
Ключевые пользователи Business Studio:
Система предназначена для руководителей, специалистов отделов организационного
развития, консультантов в области управления и информационных технологий, специалистов в области качества. Регламентирующая документация, получаемая на выходе, используется сотрудниками всех подразделений.
Формализация стратегии с помощью Business Studio:
Цели, которые ставит перед компанией собственник, являются отправной точкой для формирования стратегии развития. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки, и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают руководители и сотрудники компании. Описывая стратегию в упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее
успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления процесса реализации стратегии в удобном виде является сбалансированная система показателей ССП (Balanced ScoreCard, BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном. Сбалансированная система показателей – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые. Business Studio позволяет компаниям быстро провести формализацию своей стратегии, выделить и зафиксировать на стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой нужно его достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения. Можно назначить сотрудников, которые будут иметь право на контроль значений конкретного показателя, а также определить лицо, ответственное за внесение значений.
Пример сбалансированной системы показателей, сформированной в Business Studio.
Проектирование бизнес-процессов c Business Stusio
Имея формализованную стратегию, можно приступить к проектированию бизнес-процессов компании, то есть определить ту деятельность, которую сотрудники
компании должны осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.
Business Studio позволяет как построить комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в
распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart),Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event Driven
Process Chain).
Подробные описания различных нотаций
Нотацию IDEF0 целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процесс, Процедура и EPC – для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.
В соответствии с процессным подходом для процесса задаются: Владелец процесса, Исполнители процесса, Входы и Выходы, Требования к срокам выполнения и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает максимально комфортную работу бизнес-аналитика от начала проектирования до выпуска регламентирующей документации.
Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей эффективности (KPI). В качестве KPI можно использовать показатели из сбалансированной системы показателей или создать новые.
Правила выполнения бизнес-процессов автоматически фиксируются в документе «Регламент бизнес-процесс».
Проектирование организационной структуры в Business Studio
Организационная структура отвечает определенным требованиям и является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) внутри компании. Параллельно или после проектирования бизнес-процессов Business Studio позволяет сформировать иерархическую организационную структуру. Начиная с версии 3.5, Business Studio поддерживает создание оргструктуры не только в справочнике, но и непосредственно с помощью организационной диаграммы.
Место подразделений в организационной структуре, их права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности деятельности автоматически фиксируются в документе «Положение о подразделении». Для сотрудников такими документами являются Должностные инструкции.
Сколько специалистов той или иной должности должно быть в подразделении - наиболее часто встающий перед бизнес-аналитиком вопрос. Business Studio на основе информации о занятости сотрудника в бизнес-процессах рассчитывает рекомендуемое
количество специалистов. Полученное значение бизнес-аналитик заносит в свойства должности для формирования штатного расписания. Количество специалистов в соответствии со штатным расписанием можно вывести на диаграмму организационной структуры, а также в Положение о подразделении.
Имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ в Business Studio
Потребность в оптимизации деятельности возникает в компании регулярно. Как правило, она вызвана недостаточной эффективностью бизнес-процессов – большим временем выполнения или высокими затратами. Business Studio позволяет оптимизировать время и стоимость выполнения процессов, используя методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА).
Business Studio обеспечивает имитацию выполнения процесса или группы процессов в условиях, максимально приближенных к реальным. В результате проведения имитационного моделирования и ФСА можно:
• оценить средние значения и разброс ключевых параметров процесса;
• найти самые затратные или самые длительные процессы;
• найти «бутылочные горлышки» – перегруженные ресурсы, к которым постоянно выстраивается очередь операций, в результате чего они задерживают выполнение всех процессов;
• получить рекомендацию о необходимом количестве ресурсов;
• найти ресурсы с низкой загрузкой;
• проанализировать производство и потребление материальных ресурсов.
Если полученные значения стоимости и времени не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса, можно провести анализ «Что, если?». Для этого необходимо
перепроектировать бизнес-процессы или добавить ресурсы и снова провести имитацию. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент, поэтому бизнес-аналитику остается только выбрать версию бизнес-процесса с наилучшими показателями.
Разработка ТЗ на внедрение информационных систем в Business Studio
На сегодняшний день автоматизация является одним из самых распространенных способов повышения эффективности бизнес-процессов компании. Автоматизация позволяет кардинально повысить скорость передачи информации между исполнителями, снизить время выполнения операций, а также уменьшить количество допускаемых ошибок.
Основная задача при внедрении информационных систем (ИС) – обеспечить наилучшее соответствие применяемых систем бизнес-процессам компании. Business Studio позволяет спланировать автоматизацию бизнес-процессов: сформировать реестр функций информационных систем, указать функции информационных систем, поддерживающие выполнение бизнес-процессов. Те функции, которые еще не реализованы или отсутствуют в информационной системе, получают специальный признак.
Вся информация о необходимой автоматизации фиксируется в документе «Техническое задание на создание информационной системы». Оно включает в себя следующие разделы:
1. Описание автоматизируемых бизнес-процессов организации, используемые в них функции ИС.
2. Перечень необходимой функциональности ИС.
3. Перечень будущих рабочих мест пользователей ИС.
4. Перечень необходимых отчетов, которые должны формироваться в ИС.
Техническое задание при необходимости дополняется другими разделами и передается ИТ-службе.
Формирование регламентирующей документации в Business Studio
Важным шагом в цикле проектирования системы управления является выпуск пакета регламентирующей документации. Чем больше регламентирована деятельность сотрудников, тем меньше неприятных неожиданностей ожидает руководителя. Business Studio позволяет кардинально снизить трудоемкость этой работы. Она автоматически формирует все основные регламентирующие документы организации:
• регламенты бизнес-процессов и процедур;
• положения о подразделениях;
• должностные инструкции;
• описание документооборота.
Документы формируются на основе спроектированных бизнес-процессов и рганизационной структуры. Любое изменение в модели системы управления ведет за собой внесение соответствующих изменений в те регламентирующие документы, которые эти изменения затрагивают. Благодаря этому весь комплект документации поддерживается в актуальном состоянии. Business Studio для формирования документов использует стандартизированные шаблоны, поэтому формирование документации автоматически происходит в едином стандарте, принятом на предприятии.
Каждая компания может использовать свои формы регламентирующих документов. Поэтому Business Studio включает в себя Мастер создания отчетов, с помощью которого можно изменить или создать новые отчеты и документы.
Доведение документации до сотрудников
Даже самые оптимальные бизнес-процессы не смогут работать, если сотрудники не знают правил их выполнения.
Поэтому необходимо доведение нужной информации до конкретных сотрудников как для формального ознакомления под роспись, так и для обеспечения реальной деятельности. Сотрудник должен знать свои обязанности и права и получать эти знания с минимальными затратами времени и сил. Для обеспечения эффективного доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:
• Пакет документов в формате Microsoft Word для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками предприятия.
• HTML-навигатор – версия пакета регламентирующих документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. HTML-навигатор позволяет быстро переходить к необходимому документу и проводить анализ информации благодаря поддержке гиперссылок.
Система управления современного предприятия является динамичной, постоянно
развивающейся. После ее изменений Business Studio предоставляет возможность быстро обновить как печатный пакет документов, так и HTML-навигатор. В результате работать по новым правилам можно практически сразу после их утверждения.
Контроль показателей
Cбор и контроль значений показателей позволяет компании понять, в правильном ли направлении она движется на пути реализации стратегии и какова эффективность ее бизнес-процессов. Как правило, основная проблема, с которой сталкиваются предприятия, решившие внедрить у себя методологию сбалансированной системы показателей, заключается в обеспечении ССП актуальными данными и поддержке ее в рабочем состоянии.
Business Studio обеспечивает своевременный сбор значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников двумя способами:
• Кокпит
Кокпит позволяет пользователям вносить значения показателей непосредственно в базу данных.
Для предотвращения несанкционированного изменения значений показателя и для обеспечения конфиденциальности Business Studio поддерживает возможность назначить пользователям права для работы только со своими показателями.
• Файлы Microsoft Excel
Система автоматически рассылает сотрудникам формы отчетов в формате Microsoft Excel по электронной почте, а затем загружает заполненные отчеты в свою базу данных. Кроме того, есть возможность загружать и отчеты, созданные внешней информационной системой. Контроль значений KPI также реализован двумя способами. Используя Кокпит, руководитель в реальном времени может наглядно увидеть текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании – цветовой сигнализатор «Статус». Сигнализатор светится зеленым, когда показатель находится в пределах заданной нормы, желтым – при выходе в «тревожную» зону, и красным – при попадании в критическую зону значений. Дополнительно можно увидеть положение показателя на индикаторе в соответствии с заданными границами. Руководителю показывается тренд показателя – рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом. Кроме того, в отдельной колонке «Сигнал» появляется восклицательный знак в тех случаях, когда показатель нижнего уровня, входящий в формулу рассчитываемого параметра, выходит из пределов заданной для него нормы.
Для периодического просмотра значений KPI используется HTML-навигатор, в который включены специальные отчеты.
Анализ показателей
Разумеется, своевременно узнать об отклонениях – это очень важно. Но еще важнее провести анализ каждого отклонения. Кокпит Business Studio предоставляет и возможность проведения оперативного анализа по каждому из показателей. Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти среди показателей, участвующих в расчете, тот, который вызвал отклонение или тревожное состояние, после чего приступать к выработке управляющего воздействия.
Еще один вид аналитики, реализованный в Кокпите, это анализ показателей в динамике. Графики показывают состояние показателей по каждому периоду на фоне заданных для периодов границ нормальных и тревожных значений. Наглядное представление трендов показателей позволяет предсказать, будет ли показатель соответствовать норме в следующем периоде, или требуется принять предупредительные меры.
Возможности по внедрению стандартов ISO с помощью системы бизнес-моделирования Business Studio
Внедрение стандартов ISO дает гарантию получения и использования лучших мировых принципов управления. Business Studio позволяет компании разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему управления в соответствии с требованиями стандартов ISO (ISO 9001, ISO 14001 и других).
В соответствии с этими стандартами система управления должна основываться на процессном подходе, постоянно улучшаться и удовлетворять ряду других требований. Business Studio реализует эти принципы, позволяя:
• установить требования и ожидания потребителей и других заинтересованных сторон;
• разработать цели в области качества;
• описать процессы, выполнение которых будет направлено на достижение поставленных целей, и определить ответственных за их выполнение;
• измерить результативность и эффективность процессов;
• контролировать состояние процессов при помощи контрольных карт;
• спланировать проведение внутренних аудитов, собрать информацию о возникающих несоответствиях, проанализировать их и разработать корректирующие и предупреждающие мероприятия;
• сформировать Матрицы ответственности, Руководство по качеству и другую регламентирующую документацию и поддерживать ее в актуальном состоянии.
Анализ несоответствий, их последствий и причин возникновения
Одним из принципов стандартов ISO является постоянное улучшение системы управления. Для этого необходимо проводить систематический анализ несоответствий, их последствий, а также причин возникновения. Это позволит оперативно выявлять недостатки, их причины, возможности улучшений, а также планировать изменения и отслеживать их эффективность.
Business Studio предоставляет широкие возможности для проведения такого анализа, включая:
• описание связи несоответствия с его последствиями и причинами при помощи
диаграммы Исикавы, что существенно облегчает понимание проблемы;
• оценку значимости и ранжирование последствий несоответствия, а также оценку частоты возникновения и вероятности обнаружения причин несоответствия;
• ранжирование причин, разработку мероприятий по их устранению и повторную оценку после проведения мероприятий;
• формирование документации по результатам анализа.
Таким образом, проведение анализа с применением диаграммы Исикавы позволяет глубоко изучить проблему, выявить все возможные причины ее возникновения и спланировать мероприятия по их устранению.
Эффекты от использования Business Studio
Для руководителей
Business Studio позволяет создать эффективную компанию, работающую как часы. Все элементы системы управления, проектируемой с помощью Business Studio, логически увязаны друг с другом: от стратегических целей до должностных инструкций конкретных исполнителей.
Построение системы управления компании с помощью Business Studio позволит:
Ускорить достижение стратегических целей
Компания имеет четко сформулированную стратегию, с которой ознакомлены сотрудники.
Регулярно осуществляется контроль степени достижения стратегии.
Отклонения на пути достижения целей фиксируются на ранней стадии, поэтому решения о корректирующих мероприятиях принимаются незамедлительно.
Повысить прозрачность компании
После применения Business Studio известно, в чем состоит и как осуществляется деятельность компании. Место каждого подразделения в организационной структуре обосновано. Правильность выполнения процессов измеряется с помощью набора показателей KPI, а ответственность за их выполнение персонифицирована.
Снизить затраты и время выполнения бизнес-процессов
Увеличивается производительность труда и сокращаются убытки от неправильных действий сотрудников за счет наличия формализованных бизнес-процессов. Сотрудники всегда обладают четкими инструкциями: кто, что и когда должен делать. А применение современных методов оптимизации бизнес-процессов – имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа – позволяет получить бизнес-процессы с требуемыми затратами и временем их выполнения.
Сохранить в компании знания о правилах выполнения бизнес-процессов при потере ключевых сотрудников
Каждая компания хотя бы раз столкнулась с ситуацией, что бывает, когда уходит ключевой сотрудник, а правила его работы нигде не зафиксированы. Это приводит к многочисленным сбоям в работе, компанию долго лихорадит, пока новый работник не освоит его функционал. С помощью Business Studio создается база знаний о правилах выполнения бизнес-процессов, что позволяет достаточно легко справиться с этой ситуацией.
Минимизировать время обучения нового персонала
Для обучения нового персонала больше не требуются многочасовой инструктаж и надзор в первые недели работы. Всю необходимую информацию о выполнении своих обязанностей новый сотрудник получает из базы знаний в виде HTML-навигатора и своих должностных инструкций.
Разгрузить руководителей от “текучки” и предоставить им возможность заниматься стратегическими задачами
Как только в компании появляются формализованные бизнес-процессы, руководителю
больше не требуется тратить свое время на разрешение нестандартных ситуаций. Во-первых, потому что действия сотрудников в этих ситуациях регламентированы, во-вторых, потому что сотрудники допускают в работе меньше ошибок, для исправления которых требуется участие руководителя.
Снизить трудоемкость работ по проектированию и совершенствованию системы управления в 2-3 раза
Благодаря удобству работы и своим широким возможностям, Business Studio позволяет
кардинально снизить трудоемкость проектирования и совершенствования системы управления компании.
Для консультантов по управлению
Business Studio позволяет ускорить и повысить качество выполнения каждого этапа проекта по описанию и реинжинирингу деятельности организации: моделирование бизнес-процессов, формирование регламентирующих документов, уточнение требований и переформирование документов.
Моделирование бизнес-процессов
Удобная среда моделирования, позволяющая значительно снизить трудоемкость работ.
Поддерживаемые нотации позволяют одинаково удобно описывать процессы верхних и нижних уровней модели. Полученные модели понятны специалистам организации-клиента.
Формирование регламентирующих документов
Ускорение выполнения работ до 80% за счет автоматического формирования документов.
Уточнение требований Business Studio позволяет быстро передать информацию сотрудникам компании в формате HTML-навигатора. Специалисты компании тратят меньше времени на изучение и анализ информации благодаря возможностям HTML-навигатора.
Переформирование документов
После внесения полученных замечаний в Business Studio новые варианты отчетов и
регламентирующих документов быстро переформировываются.
При использовании Business Studio консалтинговые компании могут увеличить ценность
своего предложения, передавая заказчику модель в формате Business Studio для дальнейшего самостоятельного обновления. А консалтинговым компаниям, выполняющим большое количество проектов и имеющим значительный штат сотрудников, Business Studio поможет создать базу референтных моделей бизнес-процессов, что позволит существенно ускорить выполнение аналогичных проектов.
Для специалистов по качеству
Разработка и внедрение системы менеджмента качества (СМК) предполагает формирование пакета нормативной документации, соответствующей требованиям стандартов ISO 9000, использование данной документации в повседневной деятельности сотрудников организации, а также ее непрерывную актуализацию.
Применение Business Studio как единой информационной базы позволяет значительно сократить временные и трудовые затраты по созданию системы менеджмента качества, позволяя:
• описать цели и политику в области качества организации;
• выделить и описать бизнес-процессы и процедуры;
• создать регламентирующие документы, описывающие деятельность должностных лиц и подразделений (должностные инструкции, положения о подразделениях) в рамках СМК;
• проводить анализ несоответствий требованиям качества, выявленных при аудите СМК либо обнаруженных на любой стадии жизненного цикла продукта или услуги;
• контролировать состояние процессов при помощи контрольных карт;
• разрабатывать по результатам анализа корректирующие и предупреждающие мероприятия и контролировать их выполнение;
• поддерживать всю нормативную документацию СМК в актуальном состоянии за счет внесения необходимых изменений в Business Studio и переформирования необходимых документов;
• организовать оперативный доступ должностных лиц организации ко всему пакету документации СМК и устранить длительный поиск информации в бумажных документах за счет использования HTML-навигатора.
Для ИТ-специалистов
Специалистам, занимающимся внедрением информационных систем, Business Studio
позволяет:
1. Описать автоматизируемые бизнес-процессы.
2. Сформировать техническое задание на создание и внедрение информационной системы.
3. Сформировать инструкции для пользователей или включить описание работы с информационной системой в должностные инструкции.
Таким образом, снижается трудоемкость разработки технического задания на автоматизацию, а также подготовки регламентов работы с информационной системой и инструкций пользователей.
Единый прайс-лист для конечных пользователей вы можете скачать здесь
Вопросы по приобретению и внедрению системы бизнес-моделирования Бизнес-Студио вы можете задать по e-mail: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. или по телефону (903) 792:84:52
Часто задаваемые вопросы по Business Studio
И Business Studio, и Бизнес-Инженер являются системами бизнес-моделирования российской разработки, решающими аналогичные задачи:
- формализация стратегии развития компании и контроль степени ее достижения;
- проектирование и оптимизация бизнес-процессов;
- проектирование организационной структуры и штатного расписания;
- формирование и распространение среди сотрудников регламентирующей документации;
- внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ISO;
- подготовка к автоматизации и формирование технических заданий на внедрение информационных систем.
Их основное различие состоит в том, что Business Studio является более строгой системой, обеспечивающей контроль за полнотой и правильностью введенных данных, в том числе контроль за составлением графических схем. Приобретая систему, клиент получает богатый набор шаблонов для формирования пользовательских отчетов, таких как должностные инструкции, регламенты бизнес-процессов, документы системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ISO и пр. С другой стороны, Бизнес-Инженер представляет собой гибкое решение, которое может быть легко настроено под специфику компании. В Бизнес-Инженере можно легко изменять и пополнять структуру классификаторов, то есть объектов системы (в частности, одновременно использовать в работе модели бизнес-процессов «как есть» и «как надо», легко переносить из одного проекта в другой произвольные ветви объектов системы, например, оргструктуру, систему показателей и т.д.). Также Бизнес-Инженер очень прост при разработке новых пользовательских отчетов благодаря удобному пользовательскому интерфейсу (аналогичному Word), легкости внесения в шаблон ссылок на объекты системы, а также на матрицы (связи между объектами). Например, существующая возможность по выводу матричных связей позволяет вывести в отчет для выбранного подразделения его смежные подразделения, получив доступ через матричную связь сначала к бизнес-процессам, в которых ответственный исполнитель является сотрудником искомого подразделения, далее к входящим и исходящим документам в данном процессе и, затем от документов вернувшись в обратном порядке, через бизнес-процессы, получить и вывести в отчет данные о смежных подразделениях. В настоящее время Business Studio также решает подобные задачи, однако это требует больше временных затрат.
Отдельно следует упомянуть наличие в Бизнес-Инженере большой библиотеки референтных моделей бизнес-процессов, которая входит в состав базовой поставки.
Таким образом, выбор между Business Studio и Бизнес-Инженером состоит в том, насколько пользователи системы будут в дальнейшем развивать систему, адаптируя ее под свои специфические задачи. Если требуется уже существующий хороший набор отчетов, включая документы СМК, если важно контролировать качество разработанных регламентов БП (для того, чтобы автоматизировать бизнес-процессы или для того, чтобы быть уверенным в качестве бумажных регламентов), то преимущество следует отдать Business Studio. Если предполагается постановка и решение специфических задач (например, для компании, строящей свою конкурентоспособность на основе эффективного управления бизнес-процессами), то Бизнес-Инженер может оказаться эффективнее.
{Как определить необходимое число лицензий Business Studio}