Анализ внутренних нормативных документов при внедрении процессного управления
Автор: С. А. Пахомов, к.т.н., генеральный директор ООО «Плансис»
При внедрении/ реализации процессного управления в компании важно не упустить из виду ни одну из его составляющих.
Для этого, необходимо, во-первых, определиться с «местом», где проверяется эта полнота.
Это может быть информация в умах сотрудников компании и тогда средством получения информации о состоянии процессного управления будет, к примеру, проведение анкетирования сотрудников. Данный способ оперативен, но может нести на себе отпечаток субъективности.
Также, это могут быть данные первичных учетных и отчетных документов, данные информационных систем, то есть, в общем случае, все следы, оставленные сотрудниками и имеющие отношение к процессному управлению. Данный источник объективен, но не всегда можно утверждать, что он в полной мере обеспечит сбор всей информации по реализации процессного управления в компании.
Другим, взаимодополняющим источником знаний о состоянии процессного управления, служат внутренние нормативные документы компании. К ним относятся политики, стандарты, положения, регламенты, инструкции и иные виды документов, определяющие требования и содержание всех функций управления компанией (планирование, организацию, мотивацию, контроль).
Допуская, что не все документы по процессному управлению появляются в компании сразу и единовременно, и часть норм процессного управления остается неформализованной, тем не менее, уровень документирования процессного управления может служить показателем того, насколько полно и цельно соблюдены требования, предъявляемые к процессному управлению.
Для построения перечня требований можно воспользоваться методологиями процессного и системного подходов. От процессного подхода примем к учету тезис о взаимосвязи процессов с организационными единицами, с показателями, с целями и др. («всё связано со всем»); от системного подхода: определение системы (элементы-связи-цели) и деление на субъекты-объекты-управляющее воздействие (и для Компании, и для самой системы управления, где оргструктура выступает одновременно и субъектом, и объектом управления).
Таким образом была построена иерархическая структура, содержащая четыре верхнеуровневых составляющих элементов системы процессного управления (СПУ), 8 подэлементов СПУ, 27 вопросов по СПУ и 59 требований СПУ (приведены данные для редакции от ноября 2018 г.).
Данная структура была настроена в системе бизнес-моделирования Бизнес-Инженер. Для каждого требования определены атрибуты: «Подтверждающие документы», «Содержание подтверждающих документов, «Результаты анализа ВНД», «Степень соответствия», «Рекомендации по приведению в соответствие».
Работает это следующим образом. Пользователю передается конфигурация базы данных с пустыми полями. Заполняя их, на выходе можно сформировать автоматически генерируемые отчеты о состоянии внутренней нормативной документации в компании в части соответствия требованиям процессного управления.
В отношении того, какие результаты могут быть получены, скажем про следующее наблюдение. Результаты апробации данного подхода для производственной компании показали, что при среднем уровне процессной зрелости компании, равном П-1 (по модели PEMM Хаммера), требования к ВНД удовлетворены примерно на 60%. Это объясняется тем, что мало только иметь нормативные документы, но они еще должны и работать. Поэтому оценка по результатам анализа ВНД будет скорее всего завышенной по сравнению с оценкой по другим моделям.
Более детальное описание и условия поставки модели приведены на странице Модель аудита системы процессного управления на основе анализа внутренних нормативных документов Компании.